疫後混合辦公下的人才管理如何打造堅韌團隊共創雙贏？

文章標籤: 人力資源; 經營管理

自Covid-19於全球大流行後，疫情的反覆不定迫使企業必須隨時準備不同的應變方案，並接受多元的工作型態，勤業眾信在「重返工作場所」調查顯示300名企業高階主管中發現有68% 將採用實體、遠距並存的混合辦公模式。

當混合辦公潮已成職場新常態，研究調查顯示，後疫情時代，有近5成企業與工作者「回不去了！」未來「混合辦公」將成為接下來的工作趨勢，企業必須更有條理、審慎的思考，在營運需求之下，如何塑造未來的人員與工作管理模式。

人才是組織邁向未來的發展關鍵，在疫後時代，如何在新型態的工作模式下推動務實的管理作為，以下分享4項疫後混合辦公下的人才管理重點，分別為：「人才招募、績效管理、公平與包容，及工作場域設計」。

人才招募：架構高效率流程

隨著疫情的變化，企業必須重新架構高效率的招募流程，以實務作業而言可考量下列兩個面向：

1. 人才觸及速度：線上招募簡化了徵才的繁複流程，同時也擴大可接觸的人數，不受場域空間所限，流程前段的招募執行，可提高線上作業的比率。

2. 特殊人才招募：針對需要特殊技能、難以尋得的職位，企業可透過線上招募觸及多元人才，而不受限於單一地區，擴大人才庫，可大大提高尋找合適人才的可能性。

績效管理：強化同仁表現與提高生產力

遠距工作環境下如何保有同仁的生產力，一直是疫情後廣受大眾討論的熱門話題。管理者擔心遠距工作無法實際看到同仁的工作情況，個人績效表現難以管理、衡量，可能因此使同仁怠惰、降低表現。為解決此疑慮，針對混合辦公模式，勤業眾信提出七項提高同仁表現、生產力的績效管理作法：

1. 傳達共同的結果與期望：與同仁清楚溝通結果的重要性，讓同仁了解自己在實現目標中所扮演的角色。

2. 定義重要的行為、團隊規範和價值觀：定義組織的價值觀與符合組織文化的工作行為，有助於形成組織文化與團隊士氣。此外，將實體與線上工作者建立相應的團隊規範，以確保工作與生活之間的界線。

3. 建立敏捷目標，以定義個人成果和生產力衡量標準：以客觀、可衡量指標作為目標設定，依此建立個人表現衡量標準，並搭配重新審視、調整修改的機制。

4. 在團隊內部和團隊之間創建目標的透明度：在團隊內或團隊之間建立可見性的目標，減少資訊不對稱，也可幫助同仁更了解彼此的最新狀況。

5. 經常關懷、檢視同仁工作情況：定期關懷、檢視同仁工作、生活的情況，若有問題能即時發現、解決。

6. 根據目標明確定義績效標準：依目標明確定義績效標準，提供客觀的績效衡量。在混合辦公情境下，難以直接觀察到同仁的工作表現，因此評估時不僅考量產出，還可考慮工作的品質、執行的效率、創造的價值等面向。

7. 績效與獎酬連結：使用工作目標實現的指標來建立薪酬制度，讓同仁清楚瞭解績效如何推動薪酬制度。

公平性與包容性：建立良好的溝通與管理

疫情期間在線上的虛擬空間中遠距工作，人員的互動階層一致且較為扁平，削弱結構化的科層組織，且提高同仁被團隊接納的感覺。以混合辦公模式重返工作後，可能會改變此平衡，相較於回歸實體場域的同仁而言，遠距工作的同仁可能會認為自己錯過了許多機會。如何減輕此問題，勤業眾信建議可以參考以下作法：

1. 提供溝通管道：主管可定期確認同仁工作情況，針對遠距工作者更要保持溝通管道的暢通，讓遠距工作的同仁能在遇到困難時表達需求。

2. 專案管理方式：可採用專案管理的方式，讓實體、遠距工作的同仁了解整體工作進展，亦方便主管掌握同仁進度。

3. 職涯發展機會：提供實體、遠距工作同仁相等的訓練發展、輪調、晉升機會與選項，讓同仁具有平等的發展。

4. 全面考量同仁需求：實體工作與遠距工作者處在不同環境下工作，組織的政策或工作執行需同時顧及雙方需求，例如：線上會議需確保遠距工作者也有表達意見的時間、注意環境收音是否能讓遠距工作者清楚聆聽等。

工作場域設計：創造機動性共享空間

混合辦公的模式下，工作已不受限於特定場所，辦公室、家裡、咖啡廳、共享辦公室等皆可是工作的地方。企業可先針對同仁需求提供工作場所的選擇，或調整現有的辦公室空間，鼓勵同仁於最具工作效率的地方工作。

1. 探索新工作場所：一般的混合辦公模式為實體在辦公室與遠距在家兩者相混合，而支援遠距工作的工作場所則稱為「衛星辦公室」。衛星辦公室類似於企業於各城市、地區設立的小型辦事處，提供同仁機動性上班的選擇，同時也幫助企業降低辦公室成本。

2. 工作場域設計：企業可透過現有空間重新設計，更貼近混合辦公模式的需求。針對辦公室，企業提供實體工作者足夠的互動與討論空間；針對遠距工作者，企業也應提供相關的數位設備、協作工具，且在建構數位工作環境時，應考量組織成員的數位成熟度差異，設計能符合知識程度的數位工具使用教學課程以及鼓勵機制，創造實體辦公室與虛擬辦公室並行運作的共享機會。