疫情後，外加隨著虛擬工作的相關技術愈來愈成熟，同在屋簷下辦公的工作型態已日漸崩解。IBM自1995年開始實施遠距工作，目前在全球有四成員工採遠距工作，出售多餘辦公室空間後，獲利19億美元，轉租收入超過10億美元。eBay、美國太空總署、麥肯錫、嬌生等大企業，全球五分之一的勞工早已採遠距辦公模式。
面對疫後遠距辦公趨勢，在美國多年推行遠距上班經驗的軟體公司37signals提出八大重點特色，分述如：
遠距工作八大重點特色
1. 重疊的工作時間
遠距工作要成功，通常需要跟同事有重疊工作的時間。當工作時段只有一半與團隊成員重疊時，你的工作效率或許反而會增加。你不會成天處理標示「急件」的電子郵件，或是一直被電話打擾，工作開始或結束的時段反而全都屬於你自己。
假如你實在沒辦法克服時差問題，你就得想辦法在無即時協同合作的情況下工作。事實上這樣做的挑戰性很高。雖然不甚理想，如果這樣運作獲得的效益夠吸引人，還是有公司願意如此運作。
2. 眼見為憑
許多人對遠距工作嗤之以鼻，主要是誤以為遠距合作會矇蔽一些事物。我們大家都有過這種經驗，在電話會議中得花上好幾分鐘解說的事，只要親眼看到一兩秒就懂了。
幸好要解決這個問題極其簡單。現在有WebEx、GoToMeeting、Join.me等工具，輕輕鬆鬆便能分享畫面，進行各種合作。不論是進行簡報、檢視網站的最新變更、一起用 Photoshop畫圖，甚至是一起編輯簡單的文件都行。
就算非同步，也能達到協同合作的效果。在37signals，假如有同事想展示手邊新產品的特點，最簡單的方法就是利用螢幕錄影，然後配上自己的解說。這可以應用在許多場合，呈現最新的銷售數據，或是解釋新的行銷策略時都很好用。
3. 一切都公開
一旦你開始遠距工作，如果沒好好建立起工作流程與架構的話，保證有你好受的。關鍵在於，你必須讓所有人隨時能存取所有檔案。假如倫敦的派崔克得耗上五小時，等芝加哥的同事上線，才能知道自己接下來要做什麼，這樣就浪費掉半天的工時了。一家公司要是這樣浪費時間，不用多久便會宣告「遠距工作根本行不通」。我們之前便討論過，資料與指令無法取得的問題，透過科技幾乎都能解決（其餘就得靠良好的溝通文化了）。
事實上，這個問題就是我們當初打造37signals旗下第一個產品Basecamp的原因。Basecamp在雲端建立了一個單一的集中空間，讓我們可以將所有相關檔案、討論、待辦事項和行事曆都放在上頭，確保工作流程暢行無誤。
我們將Basecamp與程式碼庫GitHub整合，這樣一來，所有人隨時都能讀取所有的程式碼，包括程式設計師在討論串中提出的更動建議。
共享行事曆讓我們可以知道安德莉雅何時結束產假、傑夫什麼時候要去度假。假如貴公司規模大到沒辦法讓所有人共享同一個行事曆，那就分團隊共享行事曆吧。
如今有無數的工具可確保團隊一切資訊公開共享。重點在於，避免把重要檔案鎖在某一個人的電腦或收件匣中。公開共享重要的東西，就不會落得有人必須上窮碧落下黃泉，才能完成工作。
4. 虛擬茶水間
遠距工作能讓生產力大幅提升。干擾減少了，完成的工作量自然就會變多！不過，一直工作不休閒教人疲憊，我們都需要讓頭腦有休息時間，此時，我們就需要虛擬茶水間。
37signals 採用的聊天程式是公司自己設計開發的軟體，叫Campfire。目的在建立單一固定的聊天室，讓大家整天都有地方可以哈啦、張貼有趣的照片、偷個小懶。你也可以用聊天室來回答工作上的問題，不過主要功能還是提供凝聚感情的社交空間。
虛擬茶水間對遠距工作者的意義是，可以掌控自己與他人的社交互動—時間和頻率任你決定。一開始，你或許會覺得這有點浪費時間，不過，能和同事一起消磨時間也不賴。每個人都需要偶爾放鬆一下。
5. 前進的動力
當你和同事同處一室工作時，很容易覺得自己對公司裡發生的大小事瞭若指掌，這種穩定的感覺令人安心。遠距工作自然不會產生這種資訊的流通。或許會有專案經理透過電子郵件或聊天室查看大家的進度，但那只能讓管理者了解目前工作的狀況。
在37signals，我們透過每週更新的「你最近在忙什麼」討論串，把凝聚團隊的方式制度化。大家都講講自己過去這個禮拜做了什麼事，接下來這週有什麼目標。這不是一個準確而嚴格的評估流程，用意只是讓大家覺得我們都在同一條船上，並不是孤單地划著自己的小船。簡單來說，工作進展若能跟同事分享，是最快樂的。
6. 成果決定一切
雇用遠距工作者所帶來意想不到的好處之一，是工作成果變成評斷績效的唯一標準。要是你整天都看不到某個員工在你眼前出現，唯一需要評估的就是他的工作表現。身為管理者，你得以直接評估工作的成效，不需操心那些無關緊要的瑣事。最棒的是，事情會變得清楚明瞭。把重點放在工作成果上，你就能清楚看出，公司裡誰真的有出力，誰沒有。
7. 不一定要跑到外地才算遠距
遠距工作不是只有人在外地才算，你也可以在一條街外的地方遠距工作。遠距指的是，你並不是成天待在辦公室裡。37signals 有十三個人在芝加哥辦公室工作。大家同時進辦公室的情況倒很少見，大多數時候只有五、六個人在。其他同事都忙著工作—只不過不在現場。
倘若你是老闆或管理者，允許本地員工實施遠距工作，是評估自己是否適合遠距工作模式的好起點。這樣做的風險很小，就算成效不彰，大家還是可以回辦公室來工作。
你得注意：假如你想實驗遠距工作，就得做得徹底，至少試上三個月。一開始一定會需要適應，要給大家一些時間上軌道。假如一切順利，就換成兩天進辦公室三天遠距，慢慢調整到可以整個禮拜離開辦公室遠距工作為止。這種做法可以讓你在雇用遠距（意思是在別處）員工之前，有調適的機會，並累積成功的經驗。
8. 少吃M&Ms
當你聽到別人臆斷遠距工作為何行不通時，都會點明兩件事：其一，你沒辦法和不在辦公室裡的人當面開會。其二，管理者沒親眼看見員工工作，就無法確定他們是否真的在工作。
我們認為在職場生活中，「開會」與「管理者」正是工作成效不彰的最主要原因。事實上遠離開會與管理者，才能完成愈多任務，這正是我們熱情擁抱遠距工作的關鍵之一。
開會跟管理者（meetings 與managers，我們簡稱為M&Ms）到底哪裡錯了？當開會變成一種常態，成為討論、辯論及解決所有問題的首選途徑時，會議就變得浮濫。會議應該像撒鹽一樣，酌量使用便能提味。放太多鹽會壞了一道菜，開太多會則有害工作士氣與動力。
還有，會議對工作的進行是一種打擾。召開會議前最好確定，把七個人從工作抽離所得到的結果，真的值得浪費整整七個小時的生產力。
遠距工作模式讓管理者輕易看出，忙東忙西不僅是為了別人，也為了自己。當管理階層被迫以電子郵件、Basecamp、即時通訊及聊天室進行遠距管理，其效力卻具目的性、更簡化，大家可以把力氣放在真正的工作上。
M&Ms 在遠距工作的世界依然占有一席之地，不過，當所有事情在網路上都留有記錄，你會更清楚察覺自己到底消耗了多少M&Ms。開會和管理雖是好事，但M&Ms還是少吃為妙。
本文出自：《遠距工作模式》／天下文化出版社