競爭紅海，善用資訊E化做好顧客服務，才是獲取顧客信任指標
該公司隸屬的進出口報關業，大多面臨廠商家數眾多，以及大型船運公司向下整合拓展新服務，以致競爭激烈的問題。要能擁有更多客源，獲取顧客信任的關鍵就是提供更快速、貼心的精緻服務，讓顧客樂意將進出口的貿易託付。因此，對公司來說，重視組織創新、各項作業流程e化，更是他們一直以來所努力的目標，尤其提供的進出口報關服務，不僅作業流程繁複，過程中更包含許多紙本文件的往返，公司若無法將這些流程或文件進行e化，很容易出現員工工作效率不彰，降低顧客回應的速度，而逐漸失去市場的競爭力。 資訊部 經理表示，進出口報關業，就是紙本文件特別多，例如一份進口報單，後面就要附上檢疫文件、產地證明、物品清單等各式佐證文件。這些都透過紙本來保存，再多的櫃子也不夠裝。因此文件電子化的推動，勢在必行，如此才能讓公司持續進步，保持工作上彈性跟效率。
管理挑戰：
傳真文件眾多，調閱、歸檔困難
該公司平時與顧客、貨運公司、政府單位等各方生意上的往來，許多皆是透過紙本傳真進行溝通，一天平均高達300~400份的傳真，一份可能又包含好幾十頁。當這些文件進到公司後，同仁要如何有效率的領取、歸檔調閱，即是一項急待改善的難題！公司 資訊部表示，公司以前的做法是同仁自行到各台傳真紙夾找尋所屬的文件，很可能繞完公司各台設備後，還找不到所需文件，浪費許多時間。此外，這些業務上的傳真文件進行報關完畢後，如何歸檔，供後續管理人員備查稽核又另一項艱鉅的挑戰，雖然公司一直有要求紙本電子化，但卻也因電子化還需經由手動掃描、建檔過程，繁複程序常常導致同仁對電子化的推動興趣缺缺，形成推動上的阻礙。
解決方案：
為了讓員工更快速調閱傳真文件及做好歸檔保存，戰略中心營業支援部 系統分析師表示，可將原本傳真工作流程朝兩個階段著手改善，第一、讓所有傳真文件E化歸檔。第二、建立傳真文件快速搜尋及管理的E化平台，方便同仁進行各項查詢作業。如此就可以加快傳真文件在內部傳遞、使用的速度，並達成電子歸檔保存的需求。
要達成以上的效益，震旦集團協助導入NetFax及MagicDoc圖文管理系統整合方案，在短短3個月間就將整體方案完成上線，具體改善他們傳真的工作流程：
►NetFax傳真文件E化歸檔：
透過NetFax傳真伺服器導入，可將所有傳真文件的工作資訊( 傳真時間、人員名稱、帳號、傳真號碼、收件人名稱等 )詳實記錄下來，還可把傳真文件畫面轉存成TIFF檔，歸到圖文管理系統所指定資料夾，自動完成傳真文件歸檔保存。
►傳真文件客製化搜尋頁面，調閱更輕鬆
每份傳真文件檔案進到圖文系統後均會經歷OCR(光學字元辨識)的過程，讓使用者可以從系統上依關鍵字進行傳真文件調閱檢索，但此次為了增強圖文管理系統在傳真文件上的搜尋功能，更貼近使用者的工作流程，特別根據傳真文件常用的資訊，如傳真號碼、收件人、來電號碼等資訊，客製化文件搜尋頁面，公司同仁或管理稽核人員可依照這些條件，過濾篩選，加快同仁文件調閱速度。
資訊部 經理表示，以前每每遇到顧客來電詢問，是否有收到他們的傳真文件，同仁就會顯得緊張，深怕一時找不到文件，而造成服務上的困擾，自從讓傳真文件E化歸檔後，不僅這些資料往返的過程，在系統上均有紀錄，還很方便從系統直接調閱文件，確實避免了一些服務過程中所產生的客訴糾紛。
►打造員工共同的虛擬檔案櫃：
除了傳真文件歸檔及調閱外，此次圖文管理系統的導入，猶如讓內部擁有一個虛擬的檔案櫃，在系統上根據不同部門，建立各所屬的檔案資料夾，除了可以保留公司任何文件檔案外，無形中也增加組織內部Know how的累積、加快資訊分享、傳遞的速度，讓公司文件電子化的推行更顯助益。