管理挑戰：
會議檔案(公文、表單)無法編輯，十分不便
由於職務關係，孫老師參與全國的例行性研討會議，會議所決議項目及訊息，都需佈達至全校師生。這些檔案皆為Pdf檔案，若想要修改檔案內容或添加項目，必須將檔案格式與文字重新編輯，相當耗時。
假單繁多，不易管理
孫老師還提到，生輔組所經手的學生請假單，為了節省紙張擺放空間，已將假單掃描為電子檔供備查，但在眾多檔案中，難以直接且快速的搜尋特定檔案。
學校內印章眾多，更改不易
各處室用印手續繁雜，以往變更印章文字內容或印章遺失，皆須重新刻印。
解決方案：
Pdf轉成Office檔案，快速又方便
「以往時常花許多時間打這些公文及表格，有了Paperport後，不到一分鐘Pdf轉成Word，只需要校稿，少了許多打字的時間，十分方便且更有效率！」孫老師興奮的說，對於需處理各式各樣文件的孫老師來說，透過Paperport的OCR文字轉換，Paperport便將格式傳送至Word，不僅大幅降低工作時間、提升工作效率，也加快資料傳遞速度。
All-in-One搜尋，輕鬆找到檔案
孫老師不必在茫茫檔海中尋找假單，只要使用All-in-one直接輸入文字後，Paperport透過OCR立即搜尋，就會傳回符合搜尋準則的檔案，加快尋找檔案的步驟及時間。此外，我們還與孫老師交流如何更進一步的文件管理，如使用資料夾色彩，將資料夾圖示色彩變更為方便組織項目的色彩；書籤功能將經常使用的資料夾加入捷徑，找檔案輕鬆又快速！
電子圖章省去刻章費用
使用電子圖章後，只要在Paperport內編輯自己想要的圖章，不僅省去了刻章的費用，公文往返的速度也可加快，提高工作效率。