在辦公室的事務機經常看到出紙盤上或者周邊擺放著無人認領的文件，這些多印或誤印的文件，不僅導致公司列印輸出成本過高，且無有效的改善或處理方式，若這些文件內含公司、客戶機密資料或員工個資，加上辦公室進出的人員複雜，可能遭有心人士攜出，因此「紙本文件」與事務機文件輸出跟資料外洩息息相關！
企業在管理紙本文件上本來就有較高的困難度，除非使用特殊防偽紙張或防偽機制，否則很難防止文件被有心人士竊取、盜用。多數企業紙本的文件會盡力做到「相對」安全，卻無法保證「絕對」安全，因此，建議企業除了在文件輸出的前端進行有效管理之外，更應先建立文件機密分級管理制度，以降低文件外洩的風險。
該如何預防事務機的資安威脅
辦公室事務機資安是很容易被忽視的一環，目前市面上的多功能事務機皆以四功(影印、傳真、列印與掃描)為主，代表著文件除了可以使用事務機輸出之外，更有可能透過傳真或掃描而流傳到企業外部，目前已有企業逐漸意識到事務機資安的重要性，但大多數的企業不知道有甚麼解決方案而導致遲遲沒有著手處理。另一個造成企業不容易控管紙本文件的部分，就是因為無從掌握「誰(Who)」、「何時(When)」、「文件內容(What)」、「文件處理的方式(How)」等詳細人、事、時、地的資料，若真的發生機密文件外洩，雙方對簿公堂時，企業將難以對於真正犯罪行為之人，提出有力的證據以進行求償。
資安控管小撇步 - 以家電零售業為例
此家電零售業者與各製造商窗口間溝通頻繁，輸出文件的種類也相當繁多，如發票、出貨單、採購文件等，若大量文件印出後直接擱置於事務機旁，同仁無法快速找到所需文件，降低工作效率；機密文件也可能遭有心人士竊印、帶走，造成資訊外洩。