企業內部都有重要的文件需要被管理，而這些經數位化後的電子文件該怎麼有效的管理，其實大大影響到企業的經營效率與未來的發展。一般企業文件尚無有效的管理方式，文件均散落在各個員工的電腦或手中，員工一旦經部門調動或離職，這些文件因為無統一的備存空間，極有可能消失，無形中造成企業的損失，日後需要花費多餘的人力與時間重製文件，若文件流出到企業外部，企業將可能面臨公司商譽受損的風險。
一般談到文件的共享機制，各位可能會想到網路共享磁碟機，這個大家都耳熟能享的功能，其實有一個致命的缺點，那就是缺乏完善的文件權限管理機制，舉例來說，某公司營業部的同仁可以任意進到網路共享磁碟機中，瀏覽人資部的資料夾，若該同仁有意存取其他員工個資，提供給外部獵人頭公司，挖角公司優秀人才，將導致公司人才流失，因此，針對企業內部做好文件管理的權限控管，是相當重要的一課。
隨著資訊安全的意識崛起，再加上日積月累的文件越來越多，該如何方便又快速找到需要的文件，確定各專案成員手上都是最新的文件，同時要確保機密文件不會外流，成為企業重視的需求之一。
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