對於部分人資來說，例行性的薪酬作業及出勤管理，所耗費的時間及精力，無疑是一大挑戰。若企業能導入一套完善的薪資系統，不僅能大幅減少行政作業時間，還能確保薪資計算的準確與合規。因此，在數位轉型加速的時代，如何選擇與企業需求最匹配的薪資系統，成為人資及用人主管必須面對的重要課題之一。

本次震旦雲邀請到資深人資-郭力行顧問進行專訪，並整理出薪資系統的5大評估重點，協助人資夥伴快速挑選最佳解決方案！



 

如何選擇適合的薪資系統？

通常薪資系統是建構在勞基法之上來設計架構，因此容易遇到系統的原始設定雖符合法令，卻在實際使用後發現不符合產業實務面的狀況，因此建議不要將薪資系統視為單一功能的標準品來採購，除了須衡量價格外，以下5點也是評估重點：
 

1. 系統彈性與客製化能力

建議應挑選提供客製化參數設定的系統商。在許多案例中，常見企業已經花大錢購入系統，卻抱怨系統不符合公司管理制度的狀況，其實不是系統無法支援公司實務，而是系統商無足夠彈性與客製化能力，能夠協助企業設定個別參數，導致衍生「系統不好用」的誤解。
 

2. 供應商的服務量能

系統供應商需要具備足夠人力協助支援導入前置作業，常遇到在導入期間需要評估公司計薪制度是否與系統相符，這時需要有具備法律及實務經驗的顧問一同與導入師釐清企業需求，以避免導入後發生需求及產品不相容的問題。


 

3. 系統操作的友善度

選擇薪資系統時，也應考量介面友善度及操作是否直覺，從而減少學習成本，也需確認系統商之資料庫結構能否支援員工人數，以及最大支援量能為何，以因應未來公司人數擴編的情況發生。
 

4. 管理報表相容性

薪資系統應具備完整的管理報表功能，並能依據企業需求產出不同類型的薪資與人事報表，以利數據化管理。此外，系統應支援企業薪資計算的特殊需求，例如全勤獎金、加班費等自訂規則。
 

5. 法規自動更新

系統需因應法令自動調整更新，無論是新制工時、排班、計薪、勞健保費率等，皆需符合最新制度規範，避免結算薪資使用到舊制費率導致觸犯法律。

 

使用薪資系統時，有哪些該注意的事項？

 

1. 對於人員的定義

雇主時常對於員工的分類及定義有不同的見解，但以勞基法的角度，無論薪酬給付或排班方式有何不同，皆以「勞工」一詞定義，而系統的原始設定也會以此為基準。因此導入前應審查系統商，是否能夠依照企業需求設計個別模組，使企業能以最直覺的方式使用系統。
 

2. 全勤獎金的規則

各家企業對於全勤獎金的定義不盡相同，在與勞工簽訂勞動契約時，也有不同的約定項目，因此在導入系統前，應確定系統商之薪資計算系統，是否能因應企業設定條件，調整參數或客製化專屬模組。
 

3. 非經常性人員的薪資發給

企業除了需支付公司內一般職員的固定薪資外，也會有個別需求，例如講師費用、清潔員一次性費用等。發給非經常性人員薪資時，不知道該歸類至何項系統項目，此時就得與系統商確認薪資管理系統設定方式，以快速計算正確薪資。

 

採用薪資管理系統前，最容易出錯的3大地雷！

薪資系統誤區1：勞健保費率
薪資系統誤區2：加班費率
薪資系統誤區3：薪資單製作

部分企業在未導入薪資計算系統前，會採人工紙本或Excel表計算薪資，如員工數量較少確實Excel即可應付，但基於法令面，勞健保費率或加班費率一有更動，Excel公式就得調整，人資稍不留意就可能計算錯誤，而雲端薪資計算系統通常會因應法令隨時更新，無論是勞健保或加班費皆會自動代入最新費率，讓結薪日不再是苦難日！

 

 

如果企業內部HR人力不足，需要找顧問公司幫忙代算薪水嗎？

答案是「強力推薦」！當企業內部HR人力不足，人員更應著重在人才發展、人才培育及績效管理作業上，而不是花費大量時間進行薪資計算等行政作業。當公司尋求顧問公司幫忙代算薪水，有以下3大好處：
 

1. 享法令及實務雙重保障

依勞基法規定，因應勞動檢查需備齊相關資料並保存5年，顧問團隊能隨時關注薪資相關法規之更新，並瞭解大環境產業之變動，搭配薪資系統使用，可以讓企業無論在法令面或實務面皆能兼顧。

延伸閱讀：新創團隊小心！勞檢３大重點文件需保存５年

 

2. 助企業發展SOP流程規劃

尋求顧問代算薪水，除了能夠協助代算薪水外，同時也是在重新整頓公司的管理制度及流程規劃，由專業顧問制訂薪資發放SOP，待日後企業人資足夠時，也可以將其流程無痛接管續用。

 

3. 符合薪資效益

以中小企業來說人資平均需花費5-7天的時間來結算薪水，HR如果花一樣的時間來進行人才管理、績效管理等企業長期發展，對於雇主來說是相對符合薪資效益的。
 

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