隨著新版勞基法上路，政府擴大勞動檢查廠次，企業面對複雜的法令條文及繁瑣勞檢文件該如何因應？廣告業因其產業特殊性，時常得配合業主趕工，在出勤、排班、加班工時、及薪資核算等方面遭遇許多挑戰。此外，當勞檢來時，所需出示的文件眾多，準備起來更繁瑣費時，時常讓人資、行政人員疲於奔命，有鑑於此，台北市廣告代理商業同業公會(TAAA)、國際廣告協會台北分會(IAA)、台北市廣告業經營人協會(4A)、台北市媒體服務代理商協會(MAA)、震旦雲於11日共同舉辦「勞檢必備的數位戰略」講座，期望透過最新科技雲端系統工具的運用，協助廣告公司快速提升因應能力及工作效率。

開場由TAAA理事長鄧博文談到廣告業面臨的管理兩難，如何透過靈活的管理工具，優化廣告公司工作流程與制度，以符合現行的法規，將是本次研討的重點。此次邀請到已擁有2萬名使用者的震旦雲 資深經理吳曉春，分享廣告業在人力資源數位化管理策略思維及對策。




吳曉春提出三大數位化管理策略，分別是
 

一、 彈性工時系統化：

許多廣告同業因專案執行的需要、時常得配合顧客開會、趕稿、活動策展等工作，導致專案人員容易超時加班。如公司僅實施單一種固定班表，就容易產生許多加班工時認定的爭議。建議未來應視員工專案需要，實施彈性工時制，如此才能讓加班工時的認定更貼近實際現況。現行雲端人資系統，已能靈活協助進行此一制度的實施，包含全員彈性工時、部份彈性工時、假日班表的實施。例如，創意人員即可自主彈性管理上下班時間，從進公司打卡那一刻，開始起算八小時為正常工時。如此才能在符合法令下，創造勞資和諧的工作環境。

二、 強化加班工時管理：

在新法的實施下，企業應鼓勵員工提高工作效率，降低加班文化，所以對於員工異常工時更應賦予部門主管督導的管理職責。強化員工下班時間的管理。透過系統化管理，可設定員工超過正常工作時間打卡，應檢附事由或證明送簽核主管審核，以確認期間的工作事實，依法給予加班費。主管也可視員工工作量，做人力增補的規劃，持續改善以降低超時加班問題。此舉也可避免不符合加班事實的打卡時間被認定為加班工時的機會，減少企業受罰的風險。

 

三、 異常工時提醒：

透過系統自動勾稽法令規範，提供人資快速調閱出勤異常的資料，進行員工關懷，並調整專案的人力調度，避免員工超時加班的問題。

此外，吳曉春表示，勞動檢查所需的必備文件包含：出勤紀錄、勞工名卡、工資清冊、加班費及延長工時等項目，現在都可透過系統的協助，輕鬆備妥這些文件，包含四週變形工時、延長工時、特休假等新制，雲端系統皆會依照最新法令更新，讓企業可以輕鬆運用，將是企業人資的最佳幫手。此外，吳曉春也特別呼籲，企業應在勞檢來前，先做好自主檢查，政府都有公告檢查的重點項目，企業應成立專案小組，依自主檢查表，逐項自評，針對不齊的文件和規範，擬定策略，提報經營者快速落實，將能大幅降低違規的風險。



活動最後，與會者熱烈交流，紛紛進行問題QA和系統體驗，也由理事長抽出幸運得主，頒發小米手環乙支。