企業使用門禁系統，管理員工進出安全外，更期望能做好員工出缺勤紀錄，因應勞動檢查。但實務上我們常發現光憑員工進出的門禁來做出勤，卻也是容易誤踩勞檢地雷的開始，導致遭受罰款。此外，當企業人資要進行加班、出差、薪資計算管理時，還是要靠人工與Excel奮鬥一番，何不善用門禁系統的優勢，再串接雲端HR系統，讓考勤管理與薪資計算一次到位呢？

採購門禁系統時，關於考勤管理的5項注意事項

1.出勤流水帳記錄，工時難認定

門禁裝置是以流水帳的方式進行出缺勤紀錄，自動抓第一筆作為上班時間，最後一筆為下班時間，然而若遇到特殊情況，如下班後又折返回公司拿取遺忘物品，抑或是進公司後再公出，那麼所謂的「下班時間」就不是門禁系統能夠有效判定的了。此項漏洞更是容易在勞檢時遭遇質疑，認為門禁所紀錄之時間超過正常下班時間，但企業卻未給付加班費。

2.出勤記錄無法保存到5年

門禁裝置的原理，大多是使用微電腦記錄出缺勤資料，未必有系統後台連動，能記錄的資料有限，可能無法保存到5年，恐違反勞基法。

3.請假、出差等單據分散，管理不易

門禁裝置是在人員進出時才會有紀錄，員工若是因休假、出差等因素未進公司，就不會有上下班紀錄，此時仍需倚賴紙本單據做簽核申請，管理與調閱資料又是額外成本，面臨勞檢時，也容易有缺漏而遭受罰款。 

4.薪資計算仍需人工作業

即便門禁裝置紀錄了員工正確的上下班時間，微電腦無法靈活彈性因應薪資計算作業，例如處理不同時段的加班費率，可能就仍需人工計算/驗算薪資，無法以最效率的方式為HR節省到時間。

5.法規更新無法因應

單純的門禁裝置，無法即時因應法規調整，HR仍需主動吸收勞動法令最新資訊，才能避免觸法。

門禁結合雲端考勤管理，發揮1＋1＞2的效益

一、各種門禁設備，出勤上雲端

多地、跨設備，出勤全整合出勤紀錄輕鬆保存5年以上，報表即時調閱，人員差勤狀況全掌握。

▲多元出勤整合，人事管理更便利


 

自動產出報表，輕鬆搞定同仁整個月的出勤狀況，出差、請假、加班、曠職補登，一目了然，幫助HR節省繁瑣流程與作業。

▲即時調閱出勤狀況，輕鬆完成雲端考勤管理

 

二、班表、工作時間認定與異常提醒

1.人員班表工時設定

因搭配人資系統運作，才能將出缺勤管理紀錄與人資系統中的人員班表作匹配。也才能有正確工時的認定，非原本人員進出紀錄的流水帳。

2.工時異常提醒

震旦雲的人資系統有針對勞動檢查做了更貼心設計，提供人資夥伴工時異常提醒。當同仁有超時工作，或異常工作時間的紀錄時，就可以立即介入關懷，瞭解原因，並在工作時間上即時做補正，避免違法的情形發生。
 

▲超時未申請加班的同仁名單


▲即時關懷同仁，並調整正確下班卡


▲即時處理異常下班，避免違法

 

3.符合最新勞基法

雲端人資系統套用最新勞基法，無論在四週變形工時、班表等部份皆可從系統套用，省去人力研究複雜法令並容易計算錯誤的風險，大大提升人資工作者的便利性。
 

三、結合薪資計算節省人力作業

一鍵計薪節省時間，補充保費計算、媒體申報作業，符合新制法規，內建加班費未休代金計算，可轉出各家銀行薪資轉帳格式，並支援多元薪資報表、電子薪資單。


▲支援多元報表，出勤結薪全整合

四、室內靠門禁系統，戶外靠APP打卡功能，即時掌握內外勤人員各點足跡

外勤人員在外奔走時，可運用GPS精準定位打卡，主管也可透過APP即時查閱打卡歷程，並串接行動簽核，讓流程不卡卡，高效完成簽核，是遠距辦公、行動工作必備工具。


▲打卡地址與外勤行程清楚呈現