數位轉型的浪潮下，數位化成為企業的首要目標，第一步從公司內部做起，數位化人事管理將帶領人資夥伴從紙本、Excel紀錄轉移為系統自動化，使用人資系統、HRMS系統不外乎是為了「提升工作效率」、「合乎法規」、「保存紀錄」3大要點。

市面上人資系統廠商這麼多種，如何選擇貼近企業需求的人力資源系統？震旦雲以人資夥伴的角度出發，透過使用系統「前、中、後」的流程，整理出９大評估重點提供HR夥伴參考，手把手教你找到最適合的HR系統！

 

一. 【採購前】

 

1. 廠商年資及經營體質

系統廠商有沒有經營不善的風險？導致後續服務被放生？

為確保服務品質，系統廠商的年資、經營體質、穩定度皆是評估要素。雲端人資系統多採訂閱制，因此維護與運作需依靠系統廠商，若廠商經營不善而導致服務不即時，那就得不償失了。

評估重點：

• 廠商信譽如何？
• 營運狀況是否穩健？
• 是否能長期支援軟體更迭及提供穩定的服務品質？

 

2. 服務同產業的經驗

有沒有同行也使用過這家系統商的排班系統？

以排班、薪資制度與人員較為複雜的製造業來說，排班時常是24小時運作，因此會碰上跨夜班或是現場人員不固定等問題，需要評估薪資系統及排班系統是否足夠彈性以因應產業需求，以及系統廠商否有實際導入案例，來確保系統的運用程度。

延伸閱讀：【成功案例】震旦雲成功協助製造業導入人資系統

評估重點：

• 廠商是否服務過相關產業顧客？
• 廠商為顧客解決了人資系統上的什麼痛點？
• 整體為顧客節省多少作業成本？

 

3. 系統可擴充、高彈性、可客製化

系統是否真的能貼合使用需求？

人力資源系統是企業內部大型管理工具，因涉及溝通的組織項目、部門眾多，尤其是薪資系統與排班系統，多元化程度高，每家企業的需求皆不盡相同，會在既有模組下做調整及變化的需求。
 
許多小型HR系統廠商，僅以勞基法作為主要架構，雖價格較低，卻無法符合企業需求，系統的自動化程度也不高，許多事項仍需手動處理，反而增加作業時間。此外，也需注意人資系統是否能夠整合出勤設備，如門禁卡機、指紋機、人臉辨識機等，出缺勤紀錄整合薪資計算，能提升人事管理效率！

評估重點：

• 廠商否能在基礎模組上做調整？支援客製化？

 

4. 系統資安評估

企業會不會有資料外洩的疑慮？

雲端人資系統的資安評估相當重要。系統廠商具高標準資安防護是必要的條件，最常見的為國際級ISO認證，以確保廠商能夠有效保護企業的資訊安全。此外，也要確認廠商機房安全性及資料異常、備援能力是否齊全。

評估重點：

• 是否有可靠的資安認證證明？

延伸閱讀：震旦雲機房通過 ISO27001資安認證！
 
 

二. 【導入中】

 

1. 專屬導入顧問

HR系統導入難易度依客製化程度及企業人數多寡而有所不同，震旦雲的系統導入顧問除了協助導入系統外，更會協助企業導入後的「使用教學」，同時能依據使用者的管理痛點，提出相對應的措施與建議。

評估重點：

• 是否在協助導入系統後，還有系統使用教學的服務？

 

2. 導入標準流程

從成交到導入，廠商是否提供一整套SOP及時程規劃，包含：規劃資料匯入架構、評估、導入安裝及設定等，導入顧問也需提出導入標準流程計畫，以此審視系統廠商的導入經驗是否完善。

評估重點：

• 是否有專責服務窗口(顧問)？
• 是否有完善的導入流程？
• 延伸閱讀：震旦雲提供專屬導入顧問手把手教學

 
 

三. 【導入後】

 

1. 法規更新、系統升級

在法令更新後人資系統是否提供更新服務，也是重要的檢核項目之一，無論是新制工時、薪資、排班、勞健保費率等，皆須符合最新制度規範，替人資夥伴把關。

評估重點：

• 系統是否能即時更新調整，符合最新法規？(不需因法規更新要再買一套新的版本)

 

2. 專屬客服

導入初期，難免會遇上系統操作問題，系統商是否配置專屬客服團隊，提供教學、問題排除。

評估重點：

• 是否有專屬客服團隊/專線？

 

3. 學習資源

系統商是否提供學習資源，供人資夥伴隨時學習系統操作等相關訓練，當有新同事加入時，也可以透過學習平台，快速熟悉系統操作。

評估重點：

• 是否提供學習平台，以因應人員異動銜接？

 
【溫馨小提醒】
企業應多方比較不同人資系統廠商，建議不要以人資系統價格作為主要評估要點，因為系統牽涉層面多，且因應企業規模等不同因素會產生不同需求。