演藝業文件管理流程｜MagicDoc Mini流程管理工具

該公司是由香港娛樂有限公司在台投資的分公司，隸屬於香港知名藝人所創辦的演藝集團，該集團是由一群充滿活力，專業且富有經驗的員工所組成，業務範圍涵蓋電影以及藝人管理的工作，專注於電影事業的發展已長達15年，不論兩岸或國際上均獲得不少獎項的肯定，例如桃姐、打擂台等片均是由集團負責操刀，未來將持續秉持對電影的熱愛，發揮創新及專業製作的精神，推出更多高素質作品，以滿足觀眾的期待。

MagicDoc Mini打通文件電子化最後一哩，讓跨國請款作業更加便捷!

管理挑戰：

由於總公司在香港的緣故，有關在台同仁的請款單據，通常會由台灣分公司的會計單位同仁協助，將每月請款文件掃描成電子檔案後，Mail至香港進行審核。而這看似簡單的跨國請款作業，卻常造成不小的行政負擔，主要原因是在公司內部對電子檔案的傳送、管理皆有一定的要求，更為了方便日後檔案容易搜尋，對電子檔的名稱更有一個統一規範的格式，希望員工遵守。但原先透過事務機掃描的電子檔其檔名卻只是一串不具意義的流水序號，無法立即符合公司的需求。會計同仁還是得將檔案手動更改成以日期和收款單位為主的名稱後，才能Mail出去請款。雖然平日裡修改一份請款單的檔名，並不會耗費許多時間，但每當同仁為了趕在月底結帳前，才提出的大批請款單據，卻也讓會計單位大嘆吃不消，連帶也造成其他工作上的排擠，影響到公司的運作。

演藝業文件管理流程｜MagicDoc Mini流程管理工具

解決方案：

Mini小兵立大功-讓請款單掃描自動命名，加速內部請款作業!

針對所遭遇的問題，互盛公司同仁分析，其實很多公司為了讓這些數量龐大的紙本單據在內部迅速流通並做好長期保存，往往會提倡員工將這些紙本單據掃描成電子檔案，以使得檔案可以做更廣泛的應用，並且還大力宣揚文件E化所帶來的好處。但其實都忽略文件掃描後還要透過人工去更改檔名所造成的不便。

本次該公司所導入的MagicDoc Mini就是在解決文件電子化後的檔名問題，透過將文件中的重要資訊辨識出來，自動成為符合公司規範的檔案名稱，即可使文件電子化一次到位。

會計部提到，現在只要將請款單在MagicDoc Mini內預設為辨識範本，圈選出要成為電子檔名的收款單位跟日期欄位。以後遇到同類型的請款單據，只要一鍵掃描，軟體就會自動把文件的檔案名稱命名好歸到指定資料夾。便可以很輕鬆將這些檔案寄到香港總公司完成請款，確實簡化原本請款單的作業時間。

會計部回憶起導入之初，並未預期到這套產品會帶給公司如此大的助益，但也是相信互盛公司同仁專業建議，讓內部請款流程稍加做了改變!卻使得跨國的請款作業更加便捷。使用到現在已經辨識將近500份的請款單據，還沒遇到什麼問題。未來更希望將此軟體的作業方式複製到公司的不同單位，協助內部同仁有效管理電子化文件，提昇整體工作效率。