「數位轉型」是企業發展的趨勢，同時也是保持競爭力的關鍵之一。人事成本及人事管理是企業營運中重要的一環，因此選擇適合的人事系統對於提升企業競爭力至關重要。您也在評估2025年是否該更換現有的人事系統嗎？導入前又該評估哪些重點？本文統整出評估人事系統的3方法，協助企業邁向數位轉型。

 

人事系統評估方法１：4W1H法則

• What／是否存在管理效率問題？

報表資料查詢一定是越快越好，若現有人事系統無法在5～10分鐘內產出報表；或員工經常於公司以外地點出差工作，但仍以紙本紀錄出勤和請假事宜，導致差勤管理不即時；抑或是企業的人事管理涉及到輪班或排班，經常有異動紀錄的修改需求等。

企業是否有遇到上述任一狀況？這些都能透過功能健全的人事系統提升管理效率。

 

• Who／誰在處理這些人事管理事務？

薪資計算通常會由企業的人資或財務等專業人員來處理，如果每次發薪前都需要透過人工反覆驗算或檢查給付金額，代表內部現有的人資系統自動化程度不足，無形之中也會增加不少人力成本和錯誤風險。

 

• When／這些任務何時執行？

企業在進行薪資或出缺勤紀錄的計算時，是否經常耗費大量時間？選擇雲端人資系統薪資計算、出缺勤管理更省時便利，讓HR夥伴可以將時間投注在更重要的項目上。

 

• Why／為什麼要更換人事系統？

隨著企業的發展，各項系統需要持續更新才能跟上公司成長的腳步。例如：企業計劃擴展規模，或是希望從紙本作業轉向數位化管理，就需要搭配符合數位轉型的人資系統，滿足數位管理、成本精簡，協助企業營運更高效。

 

• How／目前的人事管理方式是什麼？

最後，建議審視企業當前的薪資管理方式。如果仍然依賴人工計算或使用功能有限的系統，應導入能夠自動化管理、簡化操作流程的現代化人資系統，將會顯著提高企業的運營效率。

 

人事系統評估方法2：企業現況

如果您的企業正面臨以下這2種情況，推薦人事系統，讓人事管理更有效率。

 

• 目前仍以打卡鐘進行出缺勤管理的企業

傳統的人事管理方式往往效率低下，容易出現考勤數據難以彙整、統計費時等問題，甚至可能會在勞動檢查時面臨觸法風險。因此，導入符合法規的人資系統，可以實現自動化管理，有效提升效率並確保符合法規。

 

• 已有系統，想要升級、更換人資系統的企業

如果現有的人資系統無法滿足企業需求，包含系統操作繁瑣或是無法因應法規更新，那麼升級到更彈性、功能全面且符合最新法規的人資系統是必須的，有助於降低錯誤風險、提高管理效率，成為企業發展的重要支柱。

 

人事系統評估方法3：功能檢核表

如您已經規劃採購人事系統，應先針對企業在人事差勤管理中常見的5項關鍵需求進行檢核，確認系統是否具備以下功能。

 

1. 系統操作難易度

系統應具備簡單且直觀的操作介面，並避免需要透過專人維護，節省學習和操作成本。
 

2. 功能靈活度

系統應具備全面的人事管理功能，包含排班、薪資、差勤、線上打卡和簽核，並能因應企業需求不同而提供彈性模組。
 

3. 法規支援度

系統應具備自動更新功能，以確保符合最新法規要求。
 

4. 與其他系統整合度

系統應能與企業現有的IT資源、考勤機、指紋機等相關設備做到無縫整合，以降低整體成本。
 

5. 導入難易度

系統商應提供專業導入服務，幫助使用者快速上手，縮短學習時間，同時減少導入過程中所帶來的不便。
 
全方位的人事系統能協助企業提高管理效率，並且節省成本。服務廠商更應在導入前、中、後隨時協助企業釐清需求、解決痛點，在不同階段滿足不同需求的專業建議與服務。

 

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